معماری سازمان و فرآیندها
معماری سازمان و فرآیندها
معماری سازمان خلاق : طراحی و تطبیق ساختار سازمانی کار و کسب
طرح ریزی، تطبیق و استقرار
تطبیق سازمانی و معماری فرآیندهای اجرایی (متناسب با هر سیستم، زیرسیستم یا پروژه)
تطبیق فرآیندهای اجرایی
معماری سیستم های اطلاعات و عملیات "طراحی حکمرانی سازمانی و نظم سیستمی"
طراحی و تطبیق ساختار سازمانی کار و کسب
سازماندهی و معماری سازمان؛ پیش نیاز طراحی و استقرار هر نوع نظم سازمانی یا برنامه ریزی و اجرای موثر، نوعی سازماندهی مبتنی بر منابع حقیقی، اهداف، محدودیت ها و ملاحظات کلیدی در سمت کارفرما، کارکنان، قوانین و بازار است، سازماندهی شبیه به معماری و ساخت بنا است، بنایی که اگر به درستی معماری و ساخته شود، سال ها مطلوب و محلی کارآمد و امن برای اهالی خواهد بود، هرچند بخش هایی از آن گاهی نیازمند تعمیر یا به روزرسانی شوند، در سوی دیگر بناهای فاقد معماری و ساخت خوب، خیلی زود دستخوش تخریب و نوسازی می شوند! سازماندهی و معماری سازمانی نیز اینچنین است! معماری سازمانی خوب، منجر به ایجاد هسته و فرآیندهای صحیح کاری در سازمان می شوند، هر چند متناسب با تحولات بازار، فناوری یا محیط عمومی کار و کسب، اصلاحاتی را در دوره عمر خود شاهد خواهند بود.
سازمان خلاق؛ معماری یک سازمان در بازار رقابتی و تحولات سریع محیطی(بازار، فناوری، قوانین و کارکنان)، بدون” خلاقیت” کاری بی نتیجه خواهد بود، سازمان “خلاق” امکان بقا، تاب آوری و توسعه بهتری در میان چالش های گوناگون امروز و فردا دارد.
همچنین اقلام زیر را در اختیار سازمان، مدیریت و کارکنان آن قرار می دهد:
- مطالعه و طراحی ساختار سازمانی خلاق و تطبیق با منابع کارآمد یا قابل اصلاح در سازمان
- تعریف ماموریت برای واحدهای مختلف سازمان( از جمله: مالی، بازرگانی، خلق محصول، منابع انسانی…)
- طراحی مشاغل(پویا، منعطف و پاسخگو) و دیسیپلین اجرایی بهبود ساختار سازمانی و مشاغل
- ماتریس هماهنگی مسئولیت ها(برای هماهنگی مشاغل مرتبط و به هم پیوسته)
- نقشه فرآیندهای سازمانی(روابط و زیر سیستم ها)
- توسعه 5 تا 9 فرآیند کلیدی در سازمان(هیات مدیره، منابع انسانی، مالی، فروش، تامین، ICT، مدیریت پروژه، قراردادها، امور اجرایی)
- تطبیق و استقرار سازمان جدید، متناسب با منابع و ضرورت ها
تطبیق سازمانی و معماری فرآیندهای اجرایی
(متناسب با هر سیستم، زیرسیستم یا پروژه)
طرح ریزی، تطبیق و استقرار موثر؛ به تجربه دریافته ایم که هر نوع دستاور سازمانی یا سیستمی در صورت عدم توجه به فاکتورهای کلیدی در طرح ریزی، تطبیق و استقرار صحیح(به شرح زیر) محکوم به شکست است!
- فاکتورهای کلیدی در طرح ریزی و تطبیق:
- بلوغ سازمانی و سیستمی
- فرهنگ سازمانی
- منابع در دسترس(انسانی، نرم افزاری، سخت افزاری، قانونی، مالی، زمانی، مدیریت، جغرافیا…)
- توجه به چالش های دوره استقرار در زمان معماری بویژه تعامل با کارکنان بهره بردار در زمان معماری
- فاکتورهای کلیدی در تطبیق و استقرار:
- تدوین و استقرار دیسیپلین های مدیریت اجرایی(فرآیندها)
- تدوین و استقرار دیسیپلین های مدیریت اطلاعات(فرآیندها)
- بکارگیری نرم افزارها و سیستم های مکمل
- آموزش و پرورش موثر کارکنان مرتبط و تهیه مستندات قابل ارجاع در آینده
اقلام قابل تحویل: برای همین فرآیند “معماری، تطبیق و استقرار فرآیندها” متناسب با هر سیستم را به عنوان حلقه ای کلیدی در استقرار “نظم سیستمی” مورد توجه قرار داده ایم و ابزارها و شیوه های مرتبط با آن را توسعه می دهیم، از جمله:
- شناسایی و تعریف ورودی ها، خروجی ها و چالش های مرتبط با هر سیستم (روابط و زیر سیستم ها)
- معماری یا باز طراحی سازمان کار مرتبط با هر سیستم، در سازمان
- تعریف یا اصلاح ماموریت واحدهای ذینفع در هر سیستم
- اصلاح شرح شغل های مرتبط با هر سیستم(پویا، منعطف و پاسخگو)
- تدوین ماتریس هماهنگی مسئولیت ها(برای هماهنگی مشاغل مرتبط با هر سیستم)
- دیسیپلین اجرایی، نظارت، کنترل و بهبود مستمر برای هر سیستم
- آموزش و پرورش کارکنان مرتبط با هر سیستم به صورت مستند
- تطبیق دو سویه فرآیندهای اجرایی و سیستم های ERP یا یکپارچه مستقر در سازمان.
معماری سیستم های اطلاعات و عملیات
طراحی حکمرانی سازمانی و نظم سیستمی (تطبیق فرآیندهای اجرایی)
همبستگی روزافزون اطلاعات و عملیات؛ برای ارایه تصویری بهتر از اهمیتِ همبستگی میان اطلاعات و عملیات، مثال هایی در کار و کسب های جدید و موارد مهم در نظر مدیران قابل توجه است:
- توسعه کسب و کارهای جدید مبتنی بر منابع اشتراکی؛ تاکسی های اینترنتی، خشک شویی آنلاین، فروش سفر(بلیط و اقامت)…
- فروش آنلاین محصولات و اهمیت مدیریت یکپارچه اطلاعات انبار، موجودی، تخفیفات، ثبت فاکتور، مالیات، توزیع سفارشات…
- مدیریت برنامه و بودجه برای بالانس منابع تخصیص یافته به منظور تامین مواد اولیه، بالانس خطوط تولید، توسعه محصول/بازار…
- مدیریت بهره وری و افزایش سود؛ کاهش ضایعات، افزایش سرعت پاسخ گویی به مشتریان، تحلیل بهای تمام شده کالا و خدمات…
- مدیریت فرآیندهای تجاری؛ بازاریابی و فروش، قیمت گذاری، مدیریت تخفیفات و پروموشن ها…
- مدیریت عملکرد کارکنان و واحدهای سازمانی …
حتی تصور کردنش سخت است! اگر عملیات سازمانی را بدون دسترسی سریع و صحیح به اطلاعات و تحلیل های چند وجهی در نظر بیاوریم! این در حالی است که انواع اطلاعات در لابلای اسناد، سیستم ها و اقدامات سازمان تولید می شوند، اما حکمرانی سازمان بر اطلاعات و عملیات، مستلزم شناسایی و ساماندهی فرآیندهای اجرایی و گردش اطلاعات در سازمان است، اقدامی منحصر به فرد که نیازمند درک و تجربه عمیق از هر کسب و کار و فناوری های مرتبط با مدیریت” اجرایی، تجاری و اطلاعات” است.
حکمرانی از طریق مدیریت “اطلاعات و عملیات” در 6 گروه از فرآیندها، شامل 70 زیرمجموعه(متناسب با بلوغ هر سازمان/ بازار)، به همراه نصب و راه اندازی اپلیکیشن های کاربردی مرتبط و ایجاد مرکز داده مشترک با ERP سازمان یا سایر اپلیکیشن های تائید شده ثالث.
- امور تجاری
- بازاریابی
- خلق محصول
- زنجیره تامین
- فروش فروشگاهی(B2C)
- فروش سازمانی(B2B)
- فروش دولتی(B2G)
- فروش اینترنتی(ebiz)
- فروش زنجیره ای
- فروش فرنچایزی
- فروش PL
- فروش عمده
- صادرات
- مشارکت های تجاری
- برنامه ریزی فروش و OTB
- مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)
- باشگاه مشتریان
- امور کارکنان
- باشگاه کارکنان
- مدیریت عملکرد
- جذب کارکنان
- نگهداشت کارکنان
- حقوق و دستمزد
- آموزش و توسعه کارکنان
- امور کارکنان
- مدیریت سلامت کارکنان
- مدیریت پورسانت های تجاری
- خروج کارکنان
- امور امنیت دارایی و منابع
- امنیت اطلاعات و عملیات
- مدیریت دانش
- کنترل سازمانی
- امنیت مالیاتی
- توسعه سیستم های اجرایی
- امنیت و نت زیرساخت های فنی
- مدیریت دسترسی های کلیدی
- مدیریت اسناد
- مدیریت قراردادها
- گزارشات قانونی
- امور راهبردی
- مدیریت مالی و اقتصادی
- مدیریت زنجیره ارزش کسب و کار
- امور حقوقی
- مدیریت پروژه های توسعه محور
- مدیریت برنامه و بودجه
- توسعه فرهنگ سازمانی و خلاقیت
- مدیریت سود و منابع
- مدیریت بهای تمام شده
- مدیریت تامین پایدار منابع
- راهبری هیات مدیره
- امور سهامداران
- گزارشات مدیریت(داشبوردها)
- مدیریت پروژه های سازمانی
- تجاری سازی و تکوین محصول
- امور ارتباطی
- مدیریت رویدادها
- رسانه سازمانی و تجاری
- مدیریت ارتباطات تجاری
- مدیریت ارتباطات قانونی
- تعاون سازمانی
- پشینهادات سازمانی
- امور اجرایی
- پردازش سفارشات
- حسابداری
- امور پشتیبانی
- مدیریت اموال
- امنیت فیزیکی
- حل مسئله
- مدیریت جلسات و تصمیمات
- مدیریت کار و گزارشات
- ماتریس هماهنگی مسئولیت ها
- لجستیک
- مدیریت مصرف انرژی
- مدیریت کیفیت
- مدیریت هزینه
- تولید